Служебная записка повсеместно применяется в делопроизводстве компаний и предприятий для обеспечения деловой связи между работниками либо структурными подразделениями компании на горизонтальном уровне. В этом ее принципиальная разница с докладными записками, используемыми для коммуникации на вертикальном уровне. Составитель служебной записки обращается к равному по занимаемой должности сотруднику.

Использование служебных записок

Служебные записки не относятся к распорядительным или иным кадровым документам. Основаниями для написания являются:

  • согласование текущих вопросов с заинтересованными подразделениями;
  • передача просьб, предложений, официальных уведомлений;
  • решение вопросов, связанных с разными видами обеспечения – организационным, материально-техническим, а также информационным либо хозяйственным.

Возможно составление для запроса интересующих сведений, а также в качестве сопроводительного документа либо информационного письма. Записка является юридическим подтверждением факта обращения составителя к другому сотруднику предприятия, занимающего аналогичную с точки зрения корпоративной иерархии должность.

Как правильно написать служебную записку

Документ не имеет законодательно утвержденной формы, но может быть разработан на самом предприятии и утвержден приказом руководителя. Служебная записка должна иметь обязательные реквизиты, предусмотренные стандартными правилами делопроизводства:

  • должности адресата и составителя, а также их ФИО;
  • заголовок;
  • дату составления;
  • информационную часть с изложением сути вопроса (проблемы, просьбы);
  • личную подпись составителя.

На предприятии может быть внедрена система регистрации служебных записок, например – в специальном журнале или ином регистре. Данный порядок утверждается приказом руководителя.

Пример