Объяснительная записка является одним из распространенных документов внутреннего делопроизводства. Целью его составления является письменное пояснение условий, обстоятельств, причин и прочих факторов, вследствие которых возникла нештатная ситуация: опоздание либо неявка на работу, неисполнение должностных обязанностей, происшествие и пр.

Как пишется объяснительная записка

Законодательно утвержденной формы не существует (в некоторых нормативных актах можно встретить лишь рекомендованные варианты), и четкой трактовки термина в трудовом законодательстве нет. Тем не менее, в действующей редакции Трудового кодекса (ст. 199 и 408) рассмотрены ситуации, при которых наниматель должен затребовать письменное объяснение от работника, которое в общепринятой практике и получило название «объяснительная записка».

Обычно документ составляется на странице формата А4, пишется на имя руководителя непосредственно лицом, дающим пояснения. В объяснительной записке излагаются:

  • обстоятельства случившегося;
  • причины происшествия;
  • факторы, которые могут рассматриваться в качестве оправдания или пояснения ситуации.

При необходимости к объяснительной записке могут прикладываться другие документы или их копии, подтверждающие достоверность изложенных событий. Например, если сотрудник опоздал на работу по причине попадания в аварию на своем (служебном) автомобиле, можно приложить копию акта о ДТП, выданного органами Госавтоинспекции. Прочими оправдательными документами могут являться медицинские заключения, справки от органов МЧС и коммунальных служб, и пр.

Закон не запрещает разработать и внедрить на предприятии собственную форму пояснительной записки: в этом случае она должна быть утверждена приказом руководителя.

Виды

В зависимости от обстоятельств и причин случившегося все объяснительные записки делятся на две категории:

  • Оправдательная. Документ составляется, если нештатная ситуация возникла по вине работника (неправильные действия, бездействие, отсутствие на работе и пр.).
  • Пояснительная. Составляются для пояснения ситуации, сложившейся по независимым от работника причинам, например — обстоятельств непредвиденного или форс-мажорного характера, или имевших место из-за деяний, совершенных иными лицами.

Основные причины для составления

Чаще всего сотрудники дают письменные пояснения руководству по следующим причинам:

  • опоздания и неявки на работу;
  • совершение аморальных поступков;
  • неисполнение должностных обязанностей;
  • необеспечение соблюдения трудовой дисциплины подчиненными;
  • совершение хищений;
  • появление в нетрезвом виде (имеется в виду не только алкогольное, но также токсикологическое или наркотическое опьянение).

Письменные объяснения могут затребовать по причине совершения хищений, злоупотреблений, а также при предоставлении недостоверной информации уполномоченным органам.

Пример объяснительной записки