Докладной запиской называют информационный документ внутрикорпоративной коммуникации, который составляется на имя вышестоящего руководства в порядке непосредственного подчинения, и содержит изложение сути какой-либо проблемы или вопроса с перечислением соответствующих выводов и предложений от составителя.
Каждая докладная записка регистрируется во внутреннем делопроизводстве и является официальным документом, юридически подтверждающим факт обращения подчиненного к руководству в связи с производственной, организационной или иной необходимостью.
Зачем нужны докладные записки
Документ обычно составляется для достижения следующих целей:
- Исправление ситуации. Это касается обстоятельств и фактов, которые не относятся непосредственно к сотруднику, но, но его мнению, могут воспрепятствовать успешной работе предприятия.
- Повышение собственной работоспособности. Пишется сотрудников в том случае, если ему что-то мешает эффективно исполнять служебные обязанности, и он предлагает варианты решения проблемы.
- Снятие с себя ответственности. Касается ситуаций, когда сотрудник доводит определенную информацию до вышестоящего руководства, тем самым снимая с себя ответственность за устранение последствий нештатной ситуации.
- Защита собственных прав и интересов. Документ используется как средство мирного урегулирования ситуации.
Разновидности докладных записок
В зависимости от содержания, цели составления и других факторов все докладные можно разделить на три категории:
- Информационные. Наиболее распространенный вариант, составляемый регулярно сотрудниками разных уровней для информирования руководства о способах и специфике проведения работы, а также для доведения до руководства различных идей относительно совершенствования рабочих процессов.
- Отчетные. Информируют вышестоящее руководство об исполнении распоряжений в определенный период времени и составляются, как правило, работниками низких звеньев.
- Инициативные. В таких документах работник обращается к руководству с конкретными предложениями по разрешению нештатных ситуаций – простоев, нарушений и пр.
Кроме этого, бывают внутренними и внешними. Первый вариант является более распространенным, такие документы не выходят за рамки внутреннего делопроизводства предприятия и составляются его работниками в адрес непосредственного или высшего руководства. Что касается внешних докладных записок, то они отправляются в вышестоящие инстанции, составляются на фирменных бланках и подписываются только руководителем предприятия.
Структура докладной записки
Документ не имеет законодательно утвержденной формы, но она может быть разработана на предприятии и утверждена приказом руководителя. Записка должна иметь обязательные реквизиты, предусмотренные стандартными правилами делопроизводства (должности и ФИО адресата и составителя, заголовок, дату составления и пр.). Также она может иметь следующие смысловые блоки:
- Фактический. Констатируются причины обращения с описанием сопутствующих факторов и обстоятельств.
- Аналитический. Дается краткий анализ ситуации с описанием возможных последствий случившегося и способами устранения проблем.
- Резюмирующий. Составитель излагает свое мнение, доводы, а также конкретные предложения по разрешению ситуации.
Могут составляться не только в текстовом, но и в табличном формате.
Пример докладной записки
Директору ООО «Торговый мир»
Петрушкевичу А.Т.
начальника отдела логистики Иванова В.И.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Гришин Андрей Федорович, грузчик инструментального склада, 20.02.2019 г. после 14 часов нарушил трудовую дисциплину, отсутствуя на рабочем месте без уважительных причин.
В письменном объяснении работник указал заведомо недостоверные и ложные сведения, что может свидетельствовать о безответственном отношении к работе. Ввиду того, что подобный проступок совершен им дважды в течение текущего квартала, предлагаю уволить Гришина Андрея Федоровича за нарушение трудовой дисциплины.
Дата Начальник отдела логистики ____ (Иванов В.И.)
